Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) roaadent

1 Geltungsbereich

1.1 Diese AGB regeln die Nutzung der Praxissoftware roaadent als Software-as-a-Service. Vertragspartner sind die Schweizerpunkt GmbH, Gotthelfstrasse 41, 8172 Niederglatt (nachfolgend «wir»), und die im Vertragsdokument genannte Praxis oder Klinik (nachfolgend «Sie»).

1.2 Der Vertrag besteht aus dem Vertragsdokument, diesen AGB, Anhang 1 (Auftragsbearbeitung) und, wenn Sie den Zahnarzttarif nutzen, Anhang 2 (Nutzungsbedingungen DENTOTAR®). Bei Widersprüchen gilt diese Reihenfolge: das Vertragsdokument, Anhang 1 in Fragen des Datenschutzes, Anhang 2 in Fragen des Zahnarzttarifs und zuletzt diese AGB.

1.3 Unsere Angebote richten sich an Zahnarztpraxen, Zahnkliniken und andere Unternehmen, die roaadent beruflich nutzen. Bestimmungen zum Schutz von Konsumentinnen und Konsumenten sind nicht anwendbar. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen schriftlich zustimmen.

1.4 Für Webdesign, Website-Wartung und den Verkauf von Waren gelten eigene Verträge und AGB.

2 Vertragsschluss und Vertragsart

2.1 Der Vertrag kommt mit der Unterzeichnung des Vertragsdokuments durch beide Parteien zustande. Gleichwertig ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder die Annahme in unserem Kundenportal, wenn Sie dabei diese AGB ausdrücklich bestätigen.

2.2 Der Vertrag ist ein Vertrag eigener Art mit fester Laufzeit. Die Bestimmungen über den einfachen Auftrag (Art. 394 ff. OR) sind nicht anwendbar. Die feste Laufzeit ist die Grundlage unserer Preise für Infrastruktur, Lizenzen und Einrichtung.

2.3 Wir können Bonitätsauskünfte einholen und die Leistung von einer Vorauszahlung abhängig machen.

3 Unsere Leistungen

3.1 Wir stellen Ihnen roaadent in der jeweils aktuellen Version über das Internet zur Verfügung, speichern und sichern Ihre Daten und bieten Support. Der Umfang ergibt sich aus dem Vertragsdokument und der Offerte. Zusätzliche Leistungen wie Anpassungen, Datenmigrationen oder Schulungen vor Ort verrechnen wir nach Aufwand gemäss Preisliste.

3.2 Wir entwickeln roaadent laufend weiter und können Funktionen und Oberflächen anpassen. Die Kernfunktionen Patientenverwaltung, Agenda, Behandlungsdokumentation, Leistungserfassung und Rechnungsstellung bleiben erhalten. Entfällt eine in der Offerte aufgeführte Funktion, kündigen wir dies drei Monate im Voraus an. Ist sie gesondert bepreist, entfällt ihr Preis. Sie können den Vertrag in diesem Fall auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen.

3.3 Als Vorabversion (Beta) bezeichnete Funktionen stellen wir ohne Gewähr zur Verfügung.

3.4 Wir betreiben roaadent auf Servern der Infomaniak Network SA, Genf, ausschliesslich in Rechenzentren in der Schweiz, und können weitere qualifizierte Dritte gemäss Anhang 1b beiziehen. Einen Wechsel des Anbieters oder des Standorts kündigen wir gemäss Anhang 1 Ziff. 4.1 an. Ihre Daten bleiben in der Schweiz, ausser Sie stimmen schriftlich etwas anderem zu.

3.5 roaadent ist eine Software für Administration, Dokumentation, Terminplanung und Abrechnung. Sie ist kein Medizinprodukt und nicht dazu bestimmt, Diagnosen zu stellen oder Therapieentscheide zu treffen. KI-Funktionen von roaadent laufen auf einem lokal betriebenen Sprachmodell ohne Übermittlung an externe Dienste; sie dienen allgemeinen Fragen und der Bearbeitung von Texten und geben keine Diagnosen oder Behandlungsempfehlungen. Fachliche Entscheide und die Prüfung der erstellten Dokumente und Abrechnungen bleiben bei Ihnen.

4 Einführung und Nutzungsrecht

4.1 Wir richten roaadent für Sie ein und erbringen die vereinbarten Einführungs- und Schulungsleistungen. Die Monatsgebühr ist ab dem Go-Live geschuldet, spätestens ab dem 60. Tag nach Vertragsschluss, ausser die Verzögerung liegt überwiegend bei uns.

4.2 Übernehmen wir Daten aus Ihrem bisherigen System, beschaffen Sie diese bei Ihrem bisherigen Anbieter in einem dokumentierten Format und übergeben sie uns über den von uns bereitgestellten geschützten Upload-Link. Sie prüfen die übernommenen Daten vor dem Go-Live. Für Fehler in den Altdaten sind wir nicht verantwortlich.

4.3 Sie erhalten für die Vertragsdauer das nicht übertragbare Recht, roaadent für Ihre Praxis im vereinbarten Umfang zu nutzen (Behandler, Benutzer, Standorte). Mehrnutzung melden Sie uns, die Gebühr passt sich dann gemäss Preisliste an. Alle Rechte an roaadent bleiben bei uns. Eine Weitergabe an Dritte sowie das Kopieren oder Zurückentwickeln der Software sind nicht erlaubt, soweit das Gesetz es nicht zwingend zulässt.

5 Ihre Mitwirkung

5.1 Sie sorgen für eine geeignete IT-Umgebung (Geräte, Internetzugang, Browser, Schutz vor Schadsoftware), verwalten Benutzer und Berechtigungen, halten Zugangsdaten geheim und nutzen die Zwei-Faktor-Anmeldung, soweit verfügbar. Einen Verdacht auf Missbrauch melden Sie uns umgehend.

5.2 Sie exportieren Ihre Daten regelmässig, mindestens monatlich, und bewahren den Export sicher auf. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Patientendokumentation und Geschäftsbücher erfüllen Sie selbst.

5.3 Sie halten einen einfachen Notfallablauf bereit, damit Behandlungen auch bei einem Ausfall von roaadent sicher weitergeführt werden können.

5.4 Sie nutzen roaadent rechtmässig und sind für die Daten verantwortlich, die Sie erfassen. Online-Terminbuchung sowie Registrierungs- und Einwilligungsformulare richten Sie nach Ihren Vorgaben ein, unsere Vorlagen sind unverbindliche Muster. Da Eingaben nicht in Echtzeit überwacht werden, sind diese Funktionen nicht für Notfälle bestimmt, worauf Sie in Ihren Formularen hinweisen.

5.5 Bei einer akuten Sicherheitsgefahr oder einem begründeten Verdacht auf Missbrauch können wir betroffene Zugänge vorübergehend sperren. Wir informieren Sie sofort, und Ihre Daten bleiben erhalten.

6 Preise und Zahlung

6.1 Preise verstehen sich in Schweizer Franken exklusive Mehrwertsteuer. Wiederkehrende Gebühren stellen wir im Voraus für die vereinbarte Periode in Rechnung, einmalige Gebühren mit Vertragsschluss, Aufwand und SMS-Mehrverbrauch monatlich im Nachhinein. Rechnungen sind innert 10 Tagen zahlbar.

6.2 Wir können die Preise auf den Beginn eines Vertragsjahres mit einer Ankündigung von vier Monaten anpassen, auch während der festen Laufzeit. Höhere Kosten unserer Zulieferer für Hosting, SMS, Lizenzen oder Tarifgebühren geben wir anteilig mit 30 Tagen Ankündigung weiter. Steigt der Preis stärker als die Teuerung nach dem Landesindex der Konsumentenpreise, können Sie den Vertrag innert 30 Tagen ab der Mitteilung auf das Inkrafttreten kündigen.

6.3 Nach Ablauf der Zahlungsfrist sind Sie ohne Mahnung in Verzug (Art. 102 Abs. 2 OR). Wir berechnen einen Verzugszins von 5 % pro Jahr und ab der zweiten Mahnung eine Gebühr von CHF 30.

6.4 Bleibt eine Rechnung auch 10 Tage nach einer Mahnung offen, können wir die Rechnungsstellung, neue Termineinträge, den SMS-Versand und die Schnittstellen sperren. Einsicht in Ihre Daten und Datenexport bleiben immer möglich.

6.5 Eine Verrechnung mit Gegenforderungen ist nur zulässig, wenn wir diese anerkannt haben oder sie rechtskräftig festgestellt sind.

6.6 Das unterzeichnete Vertragsdokument gilt für die darin bezifferten Gebühren als Schuldanerkennung im Sinne von Art. 82 SchKG.

7 Drittanbieter, SMS und Zahnarzttarif

7.1 Schnittstellen zu Abrechnungs-, Factoring- und Versanddiensten wie Medidata, Zahnärztekasse, Zaahl, Dentakont, MF Group oder Pingen stellen wir technisch bereit. Den Vertrag über deren Leistungen schliessen Sie direkt mit dem Drittanbieter ab, und dieser ist für seine Leistungen verantwortlich. Mit der Aktivierung beauftragen Sie uns, die nötigen Daten zu übermitteln. Erforderliche Einwilligungen der Patientinnen und Patienten, etwa für Factoring, holen Sie ein.

7.2 Die Zugangsdaten des Drittanbieters hinterlegen Sie in roaadent, wir speichern sie geschützt. Ändert ein Drittanbieter seine Schnittstelle oder stellt er sie ein, passen wir die Anbindung soweit möglich an oder schalten sie ab.

7.3 Für SMS beziehen wir Kontingente beim Provider eCall der F24 Schweiz AG oder bei einem gleichwertigen Anbieter und stellen Ihnen ein eigenes Unterkonto bereit. SMS an Schweizer Mobilnummern werden über Schweizer Mobilfunkanbieter zugestellt. Abgerechnet wird als Pauschal-Abonnement oder Kontingent gemäss Vertragsdokument. Nicht genutzte SMS eines Abonnements verfallen am Ende der Abrechnungsperiode, gekaufte Kontingente nach zwölf Monaten. Längere Nachrichten zählen als mehrere SMS.

7.4 Wir übergeben die SMS zuverlässig an den Provider. Die Zustellung hängt von den Mobilfunknetzen und den Empfangsgeräten ab und kann nicht garantiert werden, übergebene SMS werden deshalb unabhängig von der Zustellung verrechnet. Für Inhalt und Empfänger der SMS sind Sie verantwortlich. Werbe-SMS versenden Sie nur mit Einwilligung der Empfänger (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG), und medizinische Details gehören nicht in eine SMS.

7.5 Den Zahnarzttarif SSO DENTOTAR® dürfen nur von der SSO anerkannte Tarifnutzer verwenden, es gilt Anhang 2. Wir übernehmen die Tarifdaten gemäss den Lieferungen der SSO, die korrekte Anwendung des Tarifs liegt bei Ihnen. Entzieht uns die SSO die Lizenz, können Sie den Vertrag innert 14 Tagen auf diesen Zeitpunkt kündigen.

8 Daten, Datensicherung und Datenschutz

8.1 Ihre Daten stehen ausschliesslich Ihnen zu. Sie können sie jederzeit über die Exportfunktion oder bei uns in gängigen, dokumentierten Formaten beziehen.

8.2 Wir sichern Ihre Daten täglich verschlüsselt auf einem vom Produktivsystem getrennten Speicher in der Schweiz und bewahren die Sicherungen während mindestens 30 Tagen auf. Die Sicherung dient der Wiederherstellung des Systems nach einem Ausfall und ersetzt Ihren eigenen Export nach Ziff. 5.2 nicht.

8.3 Wir bearbeiten Personendaten als Ihre Auftragsbearbeiterin gemäss Anhang 1. Ihre Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert und bearbeitet.

8.4 Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Partei vertraulich. Wir wahren das Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB) und verpflichten alle beteiligten Personen schriftlich zur Verschwiegenheit. Patientendaten verwenden wir nicht für eigene Zwecke, auch nicht in anonymisierter Form. Technische Betriebsdaten ohne Patientenbezug nutzen wir für Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung.

8.5 Sie informieren Ihre Patientinnen und Patienten über die Bearbeitung ihrer Daten, einschliesslich des Datenstandorts in der Schweiz (Art. 19 DSG). Einen Mustertext stellen wir Ihnen auf Wunsch zur Verfügung.

8.6 Wir können Sie mit Firma und Logo als Referenz nennen, sofern Sie nicht widersprechen.

9 Verfügbarkeit, Wartung und Support

9.1 Wir betreiben roaadent mit grosser Sorgfalt und streben eine möglichst hohe Verfügbarkeit an. Geplante Wartungen, die den Betrieb unterbrechen, führen wir von Montag bis Freitag zwischen 20.00 und 06.00 Uhr oder am Sonntag durch. Dauern sie länger als 30 Minuten, kündigen wir sie mindestens 48 Stunden im Voraus an. Dringende Sicherheitsmassnahmen können jederzeit nötig sein.

9.2 Ist roaadent aus Gründen, die bei uns oder unseren Hosting-Anbietern liegen, ausserhalb angekündigter Wartungen von Montag bis Freitag zwischen 07.00 und 19.00 Uhr in einem Kalendermonat insgesamt mehr als 8 Stunden nicht nutzbar, erhalten Sie auf Verlangen eine Gutschrift. Sie beträgt 5 % der Monatsgebühr für jede weitere angefangene 4 Stunden, höchstens 50 % der Monatsgebühr, und ist innert 30 Tagen nach Ende des Monats geltend zu machen. Nicht nutzbar ist roaadent, wenn die Anmeldung oder eine Kernfunktion für alle Benutzer ausfällt. Störungen Ihrer IT-Umgebung, Ihres Internetzugangs oder von Drittanbietern zählen nicht dazu.

9.3 Dauert ein solcher Ausfall länger als fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage, können Sie den Vertrag fristlos kündigen. Mit der Gutschrift und diesem Kündigungsrecht sind Ansprüche wegen Nichtverfügbarkeit abgegolten, unter Vorbehalt von Ziff. 10.

9.4 Unser Support ist während der auf unserer Website publizierten Zeiten per E-Mail, Telefon und Ticketsystem erreichbar. Störungen, die den Praxisbetrieb verhindern, bearbeiten wir mit Vorrang. Inbegriffen sind Fragen zur Bedienung und die Behebung von Fehlern. Schulungen neuer Mitarbeitender, Unterstützung bei Hardware, Netzwerk, Röntgensystemen oder Software Dritter sowie Beratung zu Tariffragen verrechnen wir nach Aufwand.

9.5 Fernwartung auf Ihren Geräten erfolgt nur in Sitzungen, die Sie im Einzelfall freigeben und jederzeit beenden können, durch Mitarbeitende der Schweizerpunkt GmbH aus der Schweiz. Es gelten die Bedingungen von Anhang 1.

9.6 Fehler der Software beheben wir innert angemessener Frist oder stellen eine Umgehungslösung bereit. Sie melden uns Fehler mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Bleibt die Nutzung trotz einer angemessenen Nachfrist erheblich beeinträchtigt, können Sie den Vertrag aus wichtigem Grund kündigen.

9.7 Für einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg und für Mängel, die auf Änderungen durch Sie oder Dritte oder auf Ihre IT-Umgebung zurückgehen, stehen wir nicht ein.

10 Haftung

10.1 Für Schäden, die wir absichtlich oder grobfahrlässig verursachen, haften wir unbeschränkt, ebenso für verschuldete Personenschäden und soweit das Gesetz dies zwingend vorsieht. Für leichte und mittlere Fahrlässigkeit ist unsere Haftung ausgeschlossen.

10.2 Für unsere Hilfspersonen und Unterauftragnehmer, einschliesslich Hosting-Anbieter, haften wir im gleichen Umfang. Bei grober Fahrlässigkeit dieser Personen ist unsere Haftung auf den Höchstbetrag nach Ziff. 10.3 begrenzt (Art. 101 Abs. 2 OR).

10.3 Soweit wir haften, ohne dass uns selbst Absicht oder grobe Fahrlässigkeit zur Last fällt, ist unsere Haftung pro Kalenderjahr auf das Sechsfache der vereinbarten Monatsgebühr begrenzt. Dies gilt auch, falls der Ausschluss nach Ziff. 10.1 nicht durchsetzbar sein sollte. Indirekte Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn ersetzen wir in diesen Fällen nicht. Bei Datenverlust ersetzen wir den Aufwand für die Wiederherstellung aus der letzten Datensicherung.

10.4 Für Leistungen von Drittanbietern, die Sie über Schnittstellen nutzen, sind diese selbst verantwortlich. Dasselbe gilt für die Zustellung von SMS durch die Mobilfunknetze.

10.5 Sie melden uns einen Schaden innert 60 Tagen, nachdem Sie ihn erkannt haben. Eine spätere Meldung wird als Selbstverschulden berücksichtigt, soweit sie den Schaden vergrössert hat (Art. 44 OR).

10.6 Sie stellen uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf Ihre Daten und Inhalte, Ihre Nutzung von roaadent oder eine Verletzung dieses Vertrags durch Sie zurückgehen, soweit nicht wir sie verursacht haben. Wir informieren Sie umgehend über solche Ansprüche und stimmen Vergleiche mit Ihnen ab.

11 Höhere Gewalt

11.1 Bei Ereignissen ausserhalb unseres Einflussbereichs, etwa Naturereignissen, Pandemien, behördlichen Anordnungen, grossflächigen Netz- oder Stromausfällen oder Cyberangriffen trotz angemessener Schutzmassnahmen, ruhen unsere Pflichten. Dauert ein solches Ereignis länger als 30 Tage, können beide Parteien den Vertrag kündigen.

12 Laufzeit und Kündigung

12.1 Der Vertrag gilt für die im Vertragsdokument gewählte feste Laufzeit ab Beginn der Gebührenpflicht (Ziff. 4.1). Er verlängert sich jeweils um zwölf Monate, wenn ihn keine Partei drei Monate vor Ablauf schriftlich kündigt. Ein Monatsabonnement ist mit drei Monaten Frist auf jedes Monatsende kündbar.

12.2 Beide Parteien können aus wichtigem Grund fristlos kündigen. Für uns ist dies insbesondere der Fall bei Konkurs oder Nachlassstundung des Kunden, bei einem Zahlungsrückstand von mindestens einer Monatsgebühr trotz Mahnung mit 10 Tagen Frist und Androhung der Kündigung oder bei einer schweren Verletzung von Anhang 2.

12.3 Kündigen wir aus einem wichtigen Grund, den Sie zu vertreten haben, schulden Sie als pauschalen Schadenersatz 75 % der bis zum nächsten ordentlichen Vertragsende noch anfallenden Gebühren, höchstens aber zwölf Monatsgebühren. Beiden Parteien steht der Nachweis eines höheren oder tieferen Schadens offen.

12.4 Kündigen Sie wegen einer Änderung durch uns (Ziff. 3.2, 6.2 und 15), wegen des Lizenzentzugs durch die SSO (Ziff. 7.5), wegen eines längeren Ausfalls (Ziff. 9.3), wegen höherer Gewalt (Ziff. 11) oder aus einem anderen wichtigen Grund, den wir zu vertreten haben, erstatten wir vorausbezahlte Gebühren anteilig zurück. In den übrigen Fällen erfolgt bei vorzeitiger Beendigung keine Rückerstattung.

12.5 Kündigungen erfolgen schriftlich, eine unterzeichnete Kündigung per E-Mail genügt.

13 Vertragsende und Ihre Daten

13.1 Nach Vertragsende haben Sie während 90 Tagen Lesezugriff und erhalten auf Verlangen einmal kostenlos einen Gesamtexport Ihrer Daten in einem dokumentierten Format. Ein Zurückbehaltungsrecht an Ihren Daten beanspruchen wir nicht.

13.2 Danach löschen wir Ihre Daten, nachdem wir Sie mindestens 30 Tage vorher schriftlich darauf hingewiesen haben. Sicherungskopien werden im ordentlichen Zyklus überschrieben. Auf Wunsch bestätigen wir die Löschung.

13.3 Bei Tod, Konkurs oder Aufgabe der Praxis geben wir die Daten an die berechtigte Nachfolge, die Konkursverwaltung oder die zuständige Behörde heraus, sofern diese ihre Berechtigung nachweist.

13.4 Sollten wir roaadent einstellen, kündigen wir dies mindestens zwölf Monate im Voraus an, stellen Ihnen einen vollständigen Export zur Verfügung und erstatten vorausbezahlte Gebühren anteilig zurück.

14 Übertragung

14.1 Wir können den Vertrag auf eine verbundene Gesellschaft oder eine Rechtsnachfolgerin mit Sitz in der Schweiz übertragen, die alle Pflichten einschliesslich Anhang 1 übernimmt. Wir informieren Sie mindestens 30 Tage im Voraus.

14.2 Sie können den Vertrag mit unserer Zustimmung übertragen. Bei einer Praxisübergabe verweigern wir die Zustimmung nicht ohne sachlichen Grund, wenn die Nachfolge ein neues Vertragsdokument unterzeichnet.

15 Änderungen dieser AGB

15.1 Änderungen dieser AGB und der Anhänge teilen wir Ihnen mindestens 60 Tage vor dem Inkrafttreten per E-Mail mit und weisen Sie auf Ihr Widerspruchsrecht hin. Widersprechen Sie nicht innert 30 Tagen, gelten die Änderungen als angenommen. Widersprechen Sie, können Sie den Vertrag auf das Inkrafttreten kündigen.

15.2 Änderungen, die gesetzlich oder von der SSO vorgeschrieben sind, können früher in Kraft treten. Ihr Kündigungsrecht nach Ziff. 15.1 bleibt bestehen.

16 Schlussbestimmungen

16.1 Mitteilungen erfolgen an die im Vertragsdokument genannten Adressen, E-Mail genügt. Nebenabreden bestehen nur, soweit sie im Vertragsdokument festgehalten sind. Änderungen des Vertrags bedürfen der Schriftform.

16.2 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, gilt eine wirksame Regelung, die ihrem Zweck am nächsten kommt. Die übrigen Bestimmungen bleiben gültig.

16.3 Es gilt schweizerisches Recht unter Ausschluss des Wiener Kaufrechts. Gerichtsstand ist der Sitz der Schweizerpunkt GmbH, derzeit Niederglatt ZH. Wir können Sie auch an Ihrem Sitz belangen.