Conditions générales roaadent

1 Champ d’application

1.1 Les présentes CG régissent l’utilisation du logiciel de cabinet roaadent en tant que logiciel en tant que service (SaaS). Les parties contractantes sont Schweizerpunkt GmbH, Gotthelfstrasse 41, 8172 Niederglatt (ci-après « nous »), et le cabinet ou la clinique désigné dans le document contractuel (ci-après « vous »).

1.2 Le contrat se compose du document contractuel, des présentes CG, de l’annexe 1 (sous-traitance) et, si vous utilisez le tarif dentaire, de l’annexe 2 (conditions d’utilisation DENTOTAR®). En cas de contradiction, l’ordre suivant s’applique : le document contractuel, l’annexe 1 pour les questions de protection des données, l’annexe 2 pour les questions relatives au tarif dentaire et, en dernier lieu, les présentes CG.

1.3 Nos offres s’adressent aux cabinets dentaires, aux cliniques dentaires et aux autres entreprises qui utilisent roaadent à titre professionnel. Les dispositions de protection des consommatrices et consommateurs ne sont pas applicables. Les conditions générales du client ne s’appliquent que si nous les acceptons par écrit.

1.4 Des contrats et des conditions générales distincts s’appliquent à la conception de sites web, à la maintenance de sites web et à la vente de marchandises.

2 Conclusion du contrat et type de contrat

2.1 Le contrat est conclu par la signature du document contractuel par les deux parties. Une signature électronique qualifiée ou l’acceptation dans notre portail client est équivalente, si vous y confirmez expressément les présentes CG.

2.2 Le contrat est un contrat innommé de durée fixe. Les dispositions sur le mandat simple (art. 394 ss CO) ne sont pas applicables. La durée fixe est la base de nos prix pour l’infrastructure, les licences et la mise en place.

2.3 Nous pouvons obtenir des renseignements sur la solvabilité et subordonner la prestation à un paiement anticipé.

3 Nos prestations

3.1 Nous mettons roaadent à votre disposition via Internet dans sa version actuelle, nous enregistrons et sauvegardons vos données et nous offrons un support. L’étendue résulte du document contractuel et de l’offre (devis). Les prestations supplémentaires telles que les adaptations, les migrations de données ou les formations sur site sont facturées au temps consacré selon la liste de prix.

3.2 Nous faisons évoluer roaadent en continu et pouvons adapter les fonctions et les interfaces. Les fonctions de base (gestion des patientes et patients, agenda, documentation des soins, saisie des prestations et facturation) sont maintenues. Si une fonction mentionnée dans l’offre (devis) est supprimée, nous l’annonçons trois mois à l’avance. Si elle est tarifée séparément, son prix tombe. Dans ce cas, vous pouvez résilier le contrat pour la date de la modification.

3.3 Nous mettons à disposition sans garantie les fonctions désignées comme version préliminaire (bêta).

3.4 Nous exploitons roaadent sur des serveurs d’Infomaniak Network SA, Genève, exclusivement dans des centres de calcul situés en Suisse, et pouvons recourir à d’autres tiers qualifiés conformément à l’annexe 1b. Nous annonçons un changement de fournisseur ou de localisation conformément à l’annexe 1 ch. 4.1. Vos données restent en Suisse, sauf si vous consentez par écrit à autre chose.

3.5 roaadent est un logiciel d’administration, de documentation, de planification des rendez-vous et de facturation. Ce n’est pas un dispositif médical et il n’est pas destiné à poser des diagnostics ni à prendre des décisions thérapeutiques. Les fonctions d’IA de roaadent fonctionnent sur un modèle de langage exploité localement, sans transmission à des services externes ; elles servent à répondre à des questions générales et à retravailler des textes et ne donnent ni diagnostics ni recommandations de traitement. Les décisions professionnelles et la vérification des documents et des décomptes établis restent de votre ressort.

4 Mise en service et droit d’utilisation

4.1 Nous configurons roaadent pour vous et fournissons les prestations de mise en service et de formation convenues. La redevance mensuelle est due dès la mise en service (go-live), au plus tard dès le 60e jour suivant la conclusion du contrat, sauf si le retard nous est principalement imputable.

4.2 Si nous reprenons des données de votre système précédent, vous les obtenez auprès de votre précédent fournisseur dans un format documenté et nous les remettez via le lien de téléversement protégé que nous mettons à disposition. Vous vérifiez les données reprises avant la mise en service (go-live). Nous ne sommes pas responsables des erreurs contenues dans les données antérieures.

4.3 Pour la durée du contrat, vous obtenez le droit non transférable d’utiliser roaadent pour votre cabinet dans l’étendue convenue (praticiens, utilisateurs, sites). Vous nous annoncez toute utilisation supplémentaire ; la redevance est alors adaptée selon la liste de prix. Tous les droits sur roaadent restent chez nous. La remise à des tiers ainsi que la copie ou la rétro-ingénierie du logiciel ne sont pas autorisées, sauf dans la mesure où la loi l’autorise impérativement.

5 Votre collaboration

5.1 Vous veillez à disposer d’un environnement informatique approprié (appareils, accès à Internet, navigateur, protection contre les logiciels malveillants), vous gérez les utilisateurs et les autorisations, vous gardez secrets les identifiants d’accès et vous utilisez l’authentification à deux facteurs, dans la mesure où elle est disponible. Vous nous signalez sans délai tout soupçon d’abus.

5.2 Vous exportez régulièrement vos données, au moins une fois par mois, et conservez l’export en lieu sûr. Vous remplissez vous-même les obligations légales de conservation de la documentation de patients et des livres comptables.

5.3 Vous tenez à disposition une procédure d’urgence simple afin que les soins puissent être poursuivis en toute sécurité même en cas de défaillance de roaadent.

5.4 Vous utilisez roaadent de manière licite et êtes responsable des données que vous saisissez. Vous configurez la prise de rendez-vous en ligne ainsi que les formulaires d’inscription et de consentement selon vos instructions ; nos modèles sont des exemples non contraignants. Les saisies n’étant pas surveillées en temps réel, ces fonctions ne sont pas destinées aux urgences, ce que vous indiquez dans vos formulaires.

5.5 En cas de danger aigu pour la sécurité ou de soupçon fondé d’abus, nous pouvons bloquer temporairement les accès concernés. Nous vous informons immédiatement, et vos données sont conservées.

6 Prix et paiement

6.1 Les prix s’entendent en francs suisses, hors taxe sur la valeur ajoutée. Nous facturons les redevances récurrentes à l’avance pour la période convenue, les redevances uniques à la conclusion du contrat, le temps consacré et la consommation de SMS supplémentaire mensuellement a posteriori. Les factures sont payables dans les 10 jours.

6.2 Nous pouvons adapter les prix au début d’une année contractuelle moyennant une annonce de quatre mois, y compris pendant la durée fixe. Nous répercutons proportionnellement, moyennant une annonce de 30 jours, les coûts plus élevés de nos fournisseurs pour l’hébergement, les SMS, les licences ou les redevances tarifaires. Si le prix augmente davantage que le renchérissement selon l’indice suisse des prix à la consommation, vous pouvez résilier le contrat pour son entrée en vigueur dans les 30 jours à compter de la communication.

6.3 Après l’expiration du délai de paiement, vous êtes en demeure sans interpellation (art. 102, al. 2 CO). Nous calculons un intérêt moratoire de 5 % par an et, dès le deuxième rappel de paiement, des frais de CHF 30.

6.4 Si une facture reste impayée 10 jours après un rappel de paiement, nous pouvons bloquer la facturation, les nouvelles inscriptions de rendez-vous, l’envoi de SMS et les interfaces. La consultation de vos données et leur export restent toujours possibles.

6.5 La compensation avec des créances reconventionnelles n’est admise que si nous les avons reconnues ou si elles sont constatées par une décision entrée en force.

6.6 Le document contractuel signé vaut reconnaissance de dette au sens de l’art. 82 LP pour les redevances qui y sont chiffrées.

7 Fournisseurs tiers, SMS et tarif dentaire

7.1 Nous mettons techniquement à disposition les interfaces avec les services de facturation, d’affacturage et d’envoi tels que Medidata, Zahnärztekasse, Zaahl, Dentakont, MF Group ou Pingen. Vous concluez directement avec le fournisseur tiers le contrat portant sur ses prestations, et celui-ci est responsable de ses prestations. Par l’activation, vous nous chargez de transmettre les données nécessaires. Vous obtenez les consentements requis des patientes et patients, par exemple pour l’affacturage.

7.2 Vous enregistrez dans roaadent les identifiants d’accès du fournisseur tiers ; nous les conservons de manière protégée. Si un fournisseur tiers modifie son interface ou la supprime, nous adaptons la connexion dans la mesure du possible ou la désactivons.

7.3 Pour les SMS, nous achetons des contingents auprès du fournisseur eCall de F24 Schweiz AG ou auprès d’un fournisseur équivalent et mettons à votre disposition un sous-compte propre. Les SMS à destination de numéros mobiles suisses sont acheminés via des opérateurs de téléphonie mobile suisses. La facturation se fait sous forme d’abonnement forfaitaire ou de contingent selon le document contractuel. Les SMS non utilisés d’un abonnement expirent à la fin de la période de facturation, les contingents achetés après douze mois. Les messages plus longs comptent comme plusieurs SMS.

7.4 Nous remettons les SMS au fournisseur de manière fiable. La distribution dépend des réseaux de téléphonie mobile et des appareils de réception et ne peut pas être garantie ; les SMS remis sont donc facturés indépendamment de leur distribution. Vous êtes responsable du contenu et des destinataires des SMS. Vous n’envoyez des SMS publicitaires qu’avec le consentement des destinataires (art. 3, al. 1, let. o LCD), et les détails médicaux n’ont pas leur place dans un SMS.

7.5 Seuls les utilisateurs du tarif reconnus par la SSO peuvent utiliser le tarif dentaire SSO DENTOTAR® ; l’annexe 2 s’applique. Nous reprenons les données tarifaires selon les livraisons de la SSO ; l’application correcte du tarif relève de votre responsabilité. Si la SSO nous retire la licence, vous pouvez résilier le contrat pour cette date dans les 14 jours.

8 Données, sauvegarde des données et protection des données

8.1 Vos données vous appartiennent exclusivement. Vous pouvez les obtenir à tout moment via la fonction d’export ou auprès de nous dans des formats courants et documentés.

8.2 Nous sauvegardons vos données chaque jour de manière chiffrée sur un espace de stockage séparé du système de production, en Suisse, et conservons les sauvegardes pendant au moins 30 jours. La sauvegarde sert à restaurer le système après une défaillance et ne remplace pas votre propre export selon le ch. 5.2.

8.3 Nous traitons des données personnelles en tant que votre sous-traitant conformément à l’annexe 1. Vos données sont exclusivement stockées et traitées en Suisse.

8.4 Les deux parties traitent de manière confidentielle les informations confidentielles de l’autre partie. Nous respectons le secret professionnel (art. 321 CP) et astreignons par écrit toutes les personnes impliquées à la discrétion. Nous n’utilisons pas les données de patients à nos propres fins, pas même sous forme anonymisée. Nous utilisons les données techniques d’exploitation sans lien avec des patients pour l’exploitation, la sécurité et le développement ultérieur.

8.5 Vous informez vos patientes et patients du traitement de leurs données, y compris de la localisation des données en Suisse (art. 19 LPD). Nous mettons à votre disposition, sur demande, un texte type.

8.6 Nous pouvons vous citer comme référence avec votre raison sociale et votre logo, sauf opposition de votre part.

9 Disponibilité, maintenance et support

9.1 Nous exploitons roaadent avec grand soin et visons une disponibilité aussi élevée que possible. Nous effectuons les maintenances planifiées qui interrompent l’exploitation du lundi au vendredi entre 20 h 00 et 06 h 00 ou le dimanche. Si elles durent plus de 30 minutes, nous les annonçons au moins 48 heures à l’avance. Des mesures de sécurité urgentes peuvent être nécessaires à tout moment.

9.2 Si roaadent est inutilisable, pour des raisons qui nous sont imputables ou qui sont imputables à nos hébergeurs, pendant plus de 8 heures au total au cours d’un mois civil, en dehors des maintenances annoncées, du lundi au vendredi entre 07 h 00 et 19 h 00, vous obtenez sur demande un avoir. Il s’élève à 5 % de la redevance mensuelle pour chaque tranche supplémentaire entamée de 4 heures, au maximum 50 % de la redevance mensuelle, et doit être revendiqué dans les 30 jours suivant la fin du mois. roaadent est inutilisable lorsque la connexion ou une fonction de base est défaillante pour tous les utilisateurs. Les perturbations de votre environnement informatique, de votre accès à Internet ou de fournisseurs tiers n’en font pas partie.

9.3 Si une telle défaillance dure plus de cinq jours ouvrables consécutifs, vous pouvez résilier le contrat avec effet immédiat. L’avoir et ce droit de résiliation couvrent les prétentions pour indisponibilité, sous réserve du ch. 10.

9.4 Notre support est joignable par e-mail, par téléphone et par système de tickets pendant les horaires publiés sur notre site web. Nous traitons en priorité les perturbations qui empêchent l’activité du cabinet. Les questions d’utilisation et la correction des erreurs sont comprises. Les formations de nouveaux collaborateurs et collaboratrices, l’assistance pour le matériel, le réseau, les systèmes de radiographie ou les logiciels de tiers ainsi que le conseil sur des questions tarifaires sont facturés au temps consacré.

9.5 La télémaintenance sur vos appareils n’a lieu que lors de sessions que vous autorisez au cas par cas et pouvez terminer à tout moment, par des collaborateurs et collaboratrices de Schweizerpunkt GmbH depuis la Suisse. Les conditions de l’annexe 1 s’appliquent.

9.6 Nous corrigeons les erreurs du logiciel dans un délai raisonnable ou mettons à disposition une solution de contournement. Vous nous signalez les erreurs au moyen d’une description compréhensible. Si l’utilisation reste sensiblement entravée malgré un délai supplémentaire raisonnable, vous pouvez résilier le contrat pour juste motif.

9.7 Nous ne répondons ni d’un résultat économique déterminé ni des défauts qui résultent de modifications effectuées par vous ou par des tiers ou de votre environnement informatique.

10 Responsabilité

10.1 Nous répondons sans limitation des dommages que nous causons intentionnellement ou par négligence grave, de même que des dommages corporels fautifs et dans la mesure où la loi le prévoit impérativement. Notre responsabilité est exclue en cas de négligence légère et moyenne.

10.2 Nous répondons dans la même mesure de nos auxiliaires et de nos sous-traitants, y compris les hébergeurs. En cas de négligence grave de ces personnes, notre responsabilité est limitée au montant maximal prévu au ch. 10.3 (art. 101, al. 2 CO).

10.3 Dans la mesure où nous répondons sans qu’une intention ou une négligence grave nous soit imputable, notre responsabilité est limitée, par année civile, à six fois la redevance mensuelle convenue. Cela vaut également si l’exclusion selon le ch. 10.1 devait ne pas pouvoir être appliquée. Dans ces cas, nous ne réparons pas les dommages indirects, les dommages consécutifs ni le manque à gagner. En cas de perte de données, nous remboursons les frais de restauration à partir de la dernière sauvegarde des données.

10.4 Les fournisseurs tiers dont vous utilisez les prestations via des interfaces sont eux-mêmes responsables de celles-ci. Il en va de même pour la distribution des SMS par les réseaux de téléphonie mobile.

10.5 Vous nous annoncez un dommage dans les 60 jours après l’avoir constaté. Une annonce tardive est prise en compte comme faute concomitante, dans la mesure où elle a aggravé le dommage (art. 44 CO).

10.6 Vous nous garantissez contre les prétentions de tiers qui résultent de vos données et contenus, de votre utilisation de roaadent ou d’une violation du présent contrat par vous, dans la mesure où nous ne les avons pas causées. Nous vous informons sans délai de telles prétentions et convenons avec vous des transactions.

11 Force majeure

11.1 En cas d’événements échappant à notre sphère d’influence, tels que des événements naturels, des pandémies, des ordres des autorités, des pannes de réseau ou d’électricité de grande ampleur ou des cyberattaques malgré des mesures de protection appropriées, nos obligations sont suspendues. Si un tel événement dure plus de 30 jours, les deux parties peuvent résilier le contrat.

12 Durée et résiliation

12.1 Le contrat est valable pour la durée fixe choisie dans le document contractuel à compter du début de l’obligation de payer la redevance (ch. 4.1). Il est reconduit à chaque fois de douze mois si aucune partie ne le résilie par écrit trois mois avant son échéance. Un abonnement mensuel peut être résilié pour la fin de chaque mois moyennant un préavis de trois mois.

12.2 Les deux parties peuvent résilier avec effet immédiat pour juste motif. Pour nous, c’est notamment le cas en cas de faillite ou de sursis concordataire du client, en cas d’arriéré de paiement d’au moins une redevance mensuelle malgré un rappel de paiement assorti d’un délai de 10 jours et de la menace de résiliation, ou en cas de violation grave de l’annexe 2.

12.3 Si nous résilions pour un juste motif dont vous répondez, vous devez, à titre de dommages-intérêts forfaitaires, 75 % des redevances encore dues jusqu’à la prochaine fin ordinaire du contrat, mais au maximum douze redevances mensuelles. Les deux parties peuvent apporter la preuve d’un dommage supérieur ou inférieur.

12.4 Si vous résiliez en raison d’une modification de notre part (ch. 3.2, 6.2 et 15), du retrait de licence par la SSO (ch. 7.5), d’une défaillance prolongée (ch. 9.3), d’un cas de force majeure (ch. 11) ou pour un autre juste motif dont nous répondons, nous remboursons proportionnellement les redevances payées d’avance. Dans les autres cas, il n’y a pas de remboursement en cas de fin anticipée.

12.5 Les résiliations se font par écrit ; une résiliation signée envoyée par e-mail suffit.

13 Fin du contrat et vos données

13.1 Après la fin du contrat, vous disposez pendant 90 jours d’un accès en lecture et recevez sur demande, une fois gratuitement, un export complet de vos données dans un format documenté. Nous ne revendiquons aucun droit de rétention sur vos données.

13.2 Ensuite, nous supprimons vos données, après vous en avoir averti par écrit au moins 30 jours à l’avance. Les copies de sauvegarde sont écrasées dans le cycle ordinaire. Sur demande, nous confirmons la suppression.

13.3 En cas de décès, de faillite ou de cessation du cabinet, nous remettons les données au successeur habilité, à l’administration de la faillite ou à l’autorité compétente, pour autant que cette personne ou cette autorité justifie de son droit.

13.4 Si nous devions cesser d’exploiter roaadent, nous l’annoncerions au moins douze mois à l’avance, mettrions à votre disposition un export complet et rembourserions proportionnellement les redevances payées d’avance.

14 Transfert

14.1 Nous pouvons transférer le contrat à une société liée ou à un successeur en droit ayant son siège en Suisse, qui reprend toutes les obligations, y compris l’annexe 1. Nous vous informons au moins 30 jours à l’avance.

14.2 Vous pouvez transférer le contrat avec notre accord. En cas de remise du cabinet, nous ne refusons pas notre accord sans motif objectif si le successeur signe un nouveau document contractuel.

15 Modifications des présentes CG

15.1 Nous vous communiquons par e-mail les modifications des présentes CG et des annexes au moins 60 jours avant leur entrée en vigueur et attirons votre attention sur votre droit d’opposition. Si vous ne vous opposez pas dans les 30 jours, les modifications sont réputées acceptées. Si vous vous opposez, vous pouvez résilier le contrat pour l’entrée en vigueur.

15.2 Les modifications prescrites par la loi ou par la SSO peuvent entrer en vigueur plus tôt. Votre droit de résiliation selon le ch. 15.1 demeure.

16 Dispositions finales

16.1 Les communications sont adressées aux adresses indiquées dans le document contractuel ; l’e-mail suffit. Il n’existe d’accords accessoires que dans la mesure où ils sont consignés dans le document contractuel. Les modifications du contrat requièrent la forme écrite.

16.2 Si une disposition devait être invalide, une réglementation valable qui se rapproche le plus de son but s’applique. Les autres dispositions restent valables.

16.3 Le droit suisse s’applique, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises. Le for est le siège de Schweizerpunkt GmbH, actuellement Niederglatt ZH. Nous pouvons aussi vous actionner à votre siège.