Protection des données de l’app roaadent

1. Ce que couvre la présente déclaration

La présente déclaration de protection des données s’applique à l’app « roaadent » pour iPhone, iPad ainsi que pour les téléphones mobiles et tablettes Android (l’« app ») et aux serveurs roaadent avec lesquels l’app échange des données (ensemble le « service »). L’app est le portail pour patientes et patients de votre cabinet dentaire. Vous ne pouvez l’utiliser que si votre cabinet vous y a invité. Vous y voyez vos rendez-vous, rappels (recall), factures et offres (devis), lisez les messages de votre cabinet et pouvez réserver, déplacer ou annuler des rendez-vous.

La déclaration repose sur le droit suisse, à savoir la loi fédérale sur la protection des données (nLPD), et, dans la mesure où il vous concerne, sur le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE.

2. Qui est responsable

Deux entités sont impliquées.

Votre cabinet dentaire est le responsable du traitement de vos données de patient dans le service (données de base, rendez-vous, rappels (recall), factures, offres (devis) et messages). Le cabinet décide à quelles fins et comment ces données sont utilisées. Le cabinet qui vous a invité vous est indiqué dans l’app, lors de la connexion et sur l’écran d’accueil, avec son adresse et ses coordonnées. Votre cabinet est soumis au secret professionnel.

Schweizerpunkt GmbH, Gotthelfstrasse 41, 8172 Niederglatt, Suisse ([email protected]) publie l’app et exploite les serveurs roaadent. Pour vos données de patient, elle agit comme sous-traitant pour le compte du cabinet et uniquement selon ses instructions.

Pour l’app elle-même (diffusion dans l’App Store et dans Google Play, mode démo, contenu de la présente déclaration), Schweizerpunkt GmbH est responsable.

Vous pouvez faire valoir vos droits (section 10) auprès de votre cabinet ou auprès de nous. Si vous nous écrivez au sujet de vos données de patient, nous transmettons la demande à votre cabinet, car lui seul peut en décider.

3. L’essentiel en bref

• L’app ne contient ni suivi, ni publicité, ni composants d’analyse.
• Nous ne vendons pas vos données et ne les communiquons pas à des fins publicitaires.
• Vous vous connectez en scannant avec l’app un code QR dans votre cabinet. Votre téléphone est ainsi couplé à votre accès. Il n’y a pas de mot de passe, et aucun code n’est envoyé par SMS ou par message push. Vous saisissez alors votre date de naissance.
• Les données que vous voyez proviennent du dossier que votre cabinet tient à votre sujet. L’app n’affiche jamais de diagnostics, de constats, de radiographies ni de notes de soins. Les fichiers PDF des factures et des offres (devis) énumèrent toutefois des soins et des positions tarifaires et peuvent donc contenir des informations sur la santé. C’est pourquoi nous traitons toutes les données de l’app comme des données personnelles sensibles.
• Les serveurs roaadent se trouvent en Suisse (Infomaniak).
• L’app n’utilise ni votre position, ni vos contacts, ni vos photos, ni l’appareil photo ni le microphone.

4. Quelles données nous traitons et pourquoi

4.1 Connexion

• Code QR. Votre cabinet vous montre un code QR qui contient votre code d’invitation. Vous le scannez avec l’app ; votre téléphone est ainsi couplé à votre accès (section 4.2).
• Code d’invitation. Vous le recevez de votre cabinet. Il est valable 14 jours et ne peut être utilisé qu’une seule fois. Seule une empreinte numérique (hash) du code est enregistrée sur nos serveurs.
• Date de naissance. Vous la saisissez dans l’app. Le serveur la compare avec le dossier de votre cabinet. Après cinq tentatives erronées, l’invitation est bloquée. L’app n’enregistre pas votre date de naissance sur votre téléphone.
• Prise de connaissance de la déclaration de protection des données. Lors de la première configuration, vous confirmez par « Oui » avoir pris connaissance de la présente déclaration. Ce n’est qu’ensuite que l’app affiche vos données. Nous enregistrons la date et la version de votre confirmation à titre de preuve.
• Finalité : garantir que seul vous obtenez l’accès à vos données.

4.2 Enregistrer votre téléphone

Lors de la première connexion, l’app génère une paire de clés sur votre téléphone. La clé privée reste sur votre téléphone. Le serveur n’enregistre que la clé publique, le type d’appareil (« iOS » ou « Android »), une désignation générale du modèle ainsi que le moment de la création et de la dernière utilisation, afin que vous et votre cabinet puissiez reconnaître l’appareil et le bloquer si nécessaire. À chaque renouvellement de la connexion, l’app prouve au moyen de la clé privée qu’il s’agit toujours de votre téléphone.

4.3 Vos données issues du cabinet

Après la connexion, l’app charge, par une connexion chiffrée, les données suivantes vous concernant depuis le système de votre cabinet :

• Données personnelles : prénom, nom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone mobile avec chiffres masqués et votre langue préférée.
• Données du cabinet : nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail de votre cabinet.
• Rendez-vous : date, heure, durée, praticien ou praticienne, lieu et statut (par exemple confirmé ou annulé).
• Rappels (recall) : type de contrôle (par exemple contrôle dentaire ou hygiène dentaire), mois d’échéance et indication ouvert ou réservé.
• Factures : numéro, date, échéance, montant, montant ouvert, statut, niveau de rappel de paiement et, pour les factures payées, date de paiement.
• Offres (devis) : numéro, date, validité, montant total et statut.
• Messages du cabinet : par exemple confirmations et rappels de rendez-vous, avec le lien vers le rendez-vous ou le document correspondant.

Les rendez-vous, rappels (recall), factures et offres (devis) montrent que vous êtes patiente ou patient d’un cabinet dentaire et quand vous y êtes soigné(e). Ce sont des indications sur votre santé. Finalité : mettre à votre disposition le portail en libre-service et réduire la paperasserie et les appels pour vous et pour le cabinet.

Les données chargées restent dans la mémoire vive de l’app tant que vous l’utilisez. L’app ne les enregistre pas sur votre téléphone, à l’exception des documents PDF selon la section 4.4. Lorsque vous vous déconnectez ou que la session prend fin, les données disparaissent de la mémoire vive de l’app.

4.4 Documents PDF

Lorsque vous ouvrez une facture ou une offre (devis), l’app charge le PDF officiel depuis le serveur. Le PDF d’une facture contient aussi le bulletin de versement avec code QR (QR-facture) suisse. Le PDF énumère des soins et des positions tarifaires et contient donc des informations sur la santé. Le PDF est déposé dans le cache privé de l’app sur votre téléphone, que les autres apps ne peuvent pas lire. Le système d’exploitation peut vider cet espace à tout moment. Si vous désinstallez l’app, il est supprimé.

Si vous choisissez « Payer avec l’app bancaire » ou partagez un document, l’app remet le PDF à l’app que vous sélectionnez dans le menu de partage de votre téléphone, par exemple votre app bancaire. Dès lors, cette app est responsable du fichier, selon sa propre déclaration de protection des données.

4.5 Réserver, déplacer et annuler des rendez-vous

Lorsque vous réservez, déplacez ou annulez un rendez-vous dans l’app, l’app envoie votre sélection au serveur : la prestation, le praticien ou la praticienne, la date et l’heure ou le rendez-vous que vous modifiez. Le serveur inscrit le rendez-vous dans le calendrier du cabinet. Votre cabinet voit que la modification provient de l’app. Vous recevez une confirmation sous forme de message dans l’app. L’annulation est possible jusqu’à 24 heures avant le rendez-vous ; plus tard, vous devez appeler le cabinet.

4.6 Données techniques et journaux

Lorsque l’app communique avec le serveur, le serveur écrit une ligne de journal pour chaque demande et chaque événement de sécurité (par exemple un code erroné). Elle contient : l’heure, le type d’événement (par exemple « liste des factures ouverte »), le chemin appelé, le numéro du document concerné, le résultat, le numéro de votre compte et de votre appareil, votre adresse IP et le texte d’identification de la bibliothèque réseau de l’app (user-agent). Elle ne contient pas de contenus tels que des montants, des noms ou des codes. Les serveurs comptent en outre les demandes par adresse IP et par compte afin d’empêcher les abus et les attaques par tâtonnement.

Finalité : sécurité, analyse des erreurs, protection contre les abus et preuve de qui a accédé à quelles données (journal d’accès). Votre cabinet peut consulter l’historique des accès de votre accès à l’app.

4.7 Données sur votre téléphone

• Dans l’espace de stockage sécurisé du téléphone (trousseau iOS, uniquement cet appareil ; sur Android, l’espace de stockage chiffré basé sur l’Android Keystore) : le jeton de connexion servant à renouveler votre session, le numéro de l’appareil, la clé privée de votre téléphone et le nom de votre cabinet. Ces indications sont supprimées lors de la déconnexion.
• Dans les paramètres de l’app (non secrets) : langue, apparence (clair/sombre), indication que le verrouillage de l’app est actif et délai de verrouillage, ainsi que l’indicateur selon lequel vous êtes en mode démo.
• Uniquement dans la mémoire vive : le jeton d’accès de courte durée (valable 10 minutes) et les données selon la section 4.3.
• Dans le cache privé de l’app : les documents PDF téléchargés (section 4.4).

Les sauvegardes du système d’exploitation de votre téléphone (par exemple iCloud ou la sauvegarde Google) peuvent contenir les paramètres de l’app. L’espace de stockage sécurisé n’est pas transféré sur un nouveau téléphone ; après une restauration, vous devez donc vous reconnecter.

4.8 Fonctions de votre téléphone

• Ajouter au calendrier. L’app transmet les indications d’un rendez-vous à l’écran « Nouveau rendez-vous » de votre app de calendrier. Vous décidez si vous l’enregistrez. L’app ne peut pas lire votre calendrier.
• Appeler, e-mail, itinéraire. Lorsque vous touchez le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou l’adresse de votre cabinet, l’app correspondante de votre téléphone s’ouvre. Pour l’itinéraire, le nom et l’adresse du cabinet sont transmis au service de cartographie.
• Verrouillage de l’app. Vous pouvez protéger l’app avec la méthode de déverrouillage de votre téléphone. La vérification est effectuée par le système d’exploitation. L’app ne reçoit ni n’enregistre de données biométriques.

4.9 Mode démo

« Afficher avec des données d’exemple » montre des données fictives. Dans ce mode, l’app n’établit aucune connexion avec nos serveurs et aucune donnée personnelle n’est traitée.

4.10 Ce que l’app ne fait pas

L’app n’utilise ni votre position, ni vos contacts, ni l’appareil photo, ni votre microphone, ni vos photos. Elle ne contient ni publicité, ni outils d’analyse, ni suivi. Elle ne lit pas votre calendrier.

5. Bases juridiques

Suisse (nLPD). Votre cabinet traite vos données pour exécuter le contrat de soins et l’administration qui s’y rapporte (rendez-vous, facturation). Le traitement est licite, proportionné et transparent. Dans la mesure où l’utilisation de l’app va au-delà, elle repose sur votre libre décision d’utiliser l’app et d’y mettre fin à tout moment, ainsi que sur l’intérêt légitime du cabinet et le nôtre à une communication sûre et efficace et à la sécurité du service.

UE/EEE (RGPD). Votre cabinet se fonde sur l’art. 6, par. 1, let. b RGPD (contrat, exécution des soins), l’art. 6, par. 1, let. c (obligations légales, par exemple comptabilité) et, pour les journaux de sécurité et d’accès, l’art. 6, par. 1, let. f (intérêt légitime à la sécurité du service). Pour les données sur la santé, il se fonde sur l’art. 9, par. 2, let. h RGPD (soins de santé et gestion de la santé sous secret professionnel) en relation avec l’art. 9, par. 3 RGPD.

Pour l’app elle-même (diffusion via les stores, mode démo, demandes que vous nous adressez), Schweizerpunkt GmbH se fonde sur son intérêt légitime à mettre l’app à disposition et à vous répondre (art. 6, par. 1, let. f RGPD).

6. Qui reçoit des données

• Votre cabinet voit tout ce qui figure dans son propre dossier. Il voit aussi que et quand vous avez utilisé l’app.
• Schweizerpunkt GmbH exploite les serveurs roaadent en tant que sous-traitant de votre cabinet. Nous n’accédons aux données de patients que dans la mesure nécessaire à l’exploitation, au support et à la sécurité, et uniquement selon les instructions du cabinet.
• La version actuelle de l’app n’utilise pas de notifications push. Vous voyez les nouveaux messages de votre cabinet dans l’app. Si nous introduisons des notifications push via Apple (APNs) et Google (FCM), nous adapterons la présente déclaration avant que la fonction soit validée (section 12).
• Apple et Google exploitent l’App Store et Google Play, le système d’exploitation, les sauvegardes et, si vous l’avez autorisé dans les paramètres de votre téléphone, les rapports de plantage. Ils traitent des données selon leurs propres déclarations de protection des données et en tant que responsables du traitement distincts.
• Les apps que vous choisissez vous-même (lecteur PDF, app bancaire, app de calendrier, service de cartographie) reçoivent les données que vous leur remettez.
• Nous ne vendons aucune donnée. Nous ne communiquons aucune donnée à des fins publicitaires. Nous n’établissons pas de profils et ne prenons pas de décisions reposant uniquement sur un traitement automatisé.

7. Transmission à l’étranger

Les serveurs roaadent se trouvent en Suisse.

Si des données personnelles sont transmises dans un pays sans niveau de protection adéquat, nous veillons à une protection appropriée, notamment par le Swiss-US et le EU-US Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié à cet effet, sinon par les clauses contractuelles types reconnues par les autorités suisses et européennes, si nécessaire avec des mesures supplémentaires. Vous obtenez des renseignements à ce sujet sur demande (section 13).

8. Durée de conservation des données

Si votre cabinet retire votre accès à l’app, toutes les sessions et tous les appareils sont immédiatement bloqués. Les données que le cabinet doit conserver en vertu de la loi restent dans le système du cabinet.

9. Sécurité

• Toute la communication entre l’app et les serveurs est chiffrée (TLS/HTTPS).
• Il n’y a pas de mots de passe susceptibles d’être volés. La connexion s’effectue en scannant un code QR dans votre cabinet.
• Votre téléphone est lié à votre accès par une paire de clés. Le renouvellement de la connexion doit être signé avec la clé privée de votre téléphone. Le jeton de renouvellement change à chaque utilisation. Si un ancien jeton est réutilisé, toute la session est immédiatement bloquée.
• Les codes d’invitation et les jetons de renouvellement ne sont enregistrés sur le serveur que sous forme d’empreintes numériques protégées.
• Le jeton d’accès ne vit que 10 minutes et uniquement dans la mémoire vive de l’app.
• Les serveurs séparent les cabinets les uns des autres. L’app ne peut interroger que vos propres données. Le cabinet et la patiente ou le patient résultent de votre connexion, et non de la demande de l’app.
• Le nombre de tentatives est limité à chaque étape de la connexion et, de manière générale, pour les demandes.
• Chaque accès est journalisé (section 4.6). Votre cabinet peut bloquer à tout moment des appareils ou l’ensemble de votre accès.
• Vous pouvez protéger l’app avec la méthode de déverrouillage de votre téléphone et devriez sécuriser vous-même votre téléphone par un verrouillage de l’écran.
• Aucun système n’est entièrement sûr. Si votre téléphone est perdu, signalez-le à votre cabinet afin qu’il puisse bloquer l’appareil.

10. Vos droits

Selon la nLPD et, dans la mesure où il s’applique, le RGPD, vous avez le droit à :

• l’accès aux données que nous traitons à votre sujet, et à une copie ;
• la rectification des données inexactes (l’app n’affiche vos données de base qu’en lecture ; pour des modifications, adressez-vous à votre cabinet) ;
• l’effacement de vos données, dans la mesure où aucune obligation légale de conservation n’existe ;
• la limitation du traitement ;
• la remise et la transmission des données dans un format électronique courant ;
• l’opposition à un traitement fondé sur des intérêts légitimes.

Comment procéder. Adressez-vous d’abord à votre cabinet. Il est le responsable du traitement et décide de votre demande. Vous pouvez aussi écrire à [email protected] ; nous transmettons les demandes relatives aux données de patients à votre cabinet et le soutenons dans sa réponse. Vous pouvez à tout moment faire supprimer l’accès à l’app : demandez à votre cabinet de retirer votre accès. Vous trouverez des précisions à l’adresse https://www.schweizerpunkt.ch/roaadent/#delete-data. Vous pouvez aussi vous déconnecter dans l’app, ce qui supprime les données d’accès de votre téléphone et met fin à la session sur le serveur, puis désinstaller l’app.

Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours. Il se peut que nous devions d’abord vérifier votre identité.

Plainte. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données. En Suisse, il s’agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch. Dans l’UE/l’EEE, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle du pays où vous habitez ou travaillez ou dans lequel la violation présumée a eu lieu.

11. Enfants

L’app s’adresse aux adultes. Les parents ou les titulaires de l’autorité parentale gèrent les données des enfants avec le cabinet et n’utilisent pas l’app pour eux. Si vous supposez qu’un enfant s’est connecté dans l’app, veuillez le signaler à votre cabinet ou à nous.

12. Modifications

Nous adaptons la présente déclaration lorsque l’app, le service ou le droit changent. La version actuelle est toujours disponible à l’adresse https://www.schweizerpunkt.ch/roaadent/privacy/fr/index.html et dans l’app. Si nous ajoutons une fonction qui traite de nouvelles catégories de données, nous adaptons la présente déclaration avant que la fonction soit mise en service.

13. Contact

Schweizerpunkt GmbH, Gotthelfstrasse 41, 8172 Niederglatt, Suisse
E-mail : [email protected]
Les e-mails adressés à cette adresse sont traités par un fournisseur de messagerie en Allemagne, qui dispose d’un niveau de protection adéquat (annexe 1 OPDo).

Veuillez adresser directement vos questions sur vos rendez-vous, vos factures ou vos soins à votre cabinet dentaire.